Op 28 januari 1981 is het Dataprotectieverdrag ondertekend. Sinds 2017 is deze dag tot Europese dag van de privacy uitgeroepen, waarbij het doel is om Europese burgers beter te informeren over hun rechten betreffende het gebruik van hun persoonsgegevens door overheden, bedrijven en andere organisaties. Maar hoe zit dit nu precies bij het gebruik van (openbare) printers?

Met name zakelijke printers verwerken flinke hoeveelheden informatie. Dit geldt zowel voor het printwerk zelf als de persoonlijke informatie van degene die het printwerk aanstuurt. Het is dan ook goed om hier op deze dag even bij stil te staan om de mogelijke risico’s tot een minimum te beperken.

 

 

Wet-en regelgeving

Sinds 25 mei 2018 moet elk bedrijf voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel AVG. In deze verordening worden strenge eisen gesteld over de manier waarop bedrijven omgaan met persoonsgegevens. Dit is ook van toepassing op een zakelijke printer. Op het niet naleven van deze regelgeving staan zelfs hoge boetes. Het is natuurlijk ook niet wenselijk als bepaalde data in ongewenste handen kan komen.

 

Veiligheidsmaatregelen

De hedendaagse werkplekken worden steeds digitaler en dat heeft gevolgen voor dataflow van onze printopdrachten. Steeds vaker gebeurt dit via een netwerk van diverse apparaten, welke zijn verbonden in de cloud. Naast de documenten zijn de printers ook veel slimmer geworden en onthouden diverse gegevens van de printopdracht en de verstrekker. Veiligheidsmaatregelen zijn dan ook zeker nodig. Soms heeft de fabrikant hier al over nagedacht, maar u kunt hier ook zelf het nodige aan doen:

 

Fabrikant

  • Certificeringsnormen voor apparatuur (v.b. IEEE 2600-norm) en organisatie (v.b. ISO 27001)
  • Eigen besturingssysteem en apparaat taal - Gegevenscodering tijdens gegevensoverdracht en opslag
  • Gegevensoverschrijving bij afgeronde, nieuwe taken of bij uitloggen
  • Kopieerbeveiliging door kopiëren met onzichtbaar patroon dat zichtbaar wordt bij scannen
  • Functies voor volledige gegevensvernietiging van de harde schijf

 

U als bedrijf

  • Toegangscontrolemogelijkheden benutten: wachtwoord, ID-card
  • Fysieke beveiligingen, zoals vergrendelingen en kabelafdekking
  • Kiezen voor aanvullende software, zoals PaperCut, die het mogelijk maakt om een gebruiker toegang te geven tot het beheer van opgeslagen gegevens rondom het printgedrag

Privacy advies

Heeft u naast de informatie in deze blog behoefte aan een persoonlijk advies rondom privacy maatregelen omtrent uw zakelijke printers? Neem dan contact op met Hofax via 0416-279871 of via ons contactformulier, zodat één van onze accountmanagers de mogelijkheden haarfijn aan u kan uitleggen.