Cloud printing

De Cloud is niet meer weg te denken uit het dagelijkse leven. Vaak worden documenten in de Cloud bewaard en ook werken vanuit de Cloud is HOT! De digitalisering is al een tijdje geleden ingezet, maar door de huidige ontwikkelingen waarbij meer mensen thuis gaan werken gaat dit alleen maar sneller.

Cloud printen houdt onder andere in dat documenten welke geprint worden voor een bepaalde periode worden klaargezet en zodra je bij een willekeurige kantoorprinter staat, je jouw document kunt ophalen met je mobiel, tablet of ander device. Ook is het mogelijk om dit te doen met NFC-tags of QR-codes waarvan de printers zijn voorzien.

Uiteraard hoort bij het digitaliseren van documenten het scanwerk wat een organisatie al kent. Nieuwe doeleinden buiten je standaard schijf worden steeds vaker gevraagd. Zeker door de versnelde migraties die bedrijven maken naar Office 365, Google Workspace en andere Cloud Applicaties. Hier moet steeds meer over nagedacht worden.

Ontdek de Cloud Printing oplossingen van Papercut:
Papercut MF
Papercut Hive

Cloud printing

Met Cloud printing creëer je gemak voor je werknemers. Het is immers mogelijk om vanaf elk punt documenten te printen met elk device. De besturingsprogramma’s voor de printer zijn bij Cloud printing online opgeslagen in plaats van lokaal. Wanneer je werknemer een printopdracht verstuurd, zal deze opdracht eerst in de printqueue terecht komen. Deze universele drivers zullen de opdracht doorsturen naar de printer. Staat de werknemer bij de printer? Dan kan hij of zij daar de printopdracht vrij geven.

Groot voordeel voor de beheerder is dat alle driver problemen direct verleden tijd zijn. Daarnaast kan je op gebruikersniveau voorkeursinstellingen programmeren. Dit zorgt voor een uniforme wijze binnen de gehele organisatie.

Cloud scanning

Naast het printen van documenten via de Cloud, is het scannen van documenten naar de Cloud ook mogelijk. Zo kan je direct vanaf je printer scannen naar doeleinden als Onedrive, Sharepoint, Google Cloud en andere applicaties. Hierdoor is het eindeloos slepen van bestanden vanuit je mailbox naar deze toepassingen verleden tijd. Dit scheelt een hoop frustratie en tijd.

Daarnaast worden alle gescande documenten tekstueel herkend. Hierdoor zal geen enkel document meer zoek raken en zijn deze tekstueel doorzoekbaar.

Security en Cloud?

Vaak wordt er gedacht dat de printopdracht bij Cloud printing via de Cloud loopt. Dit echter niet het geval. De printopdracht blijft namelijk op de laptop, computer of ander device staan totdat de Cloud de opdracht geeft om deze via het interne netwerk naar de printer te sturen.

Dit betekent dat enkel authenticatie en verificatie daadwerkelijk in de Cloud gebeuren. Op deze manier blijft de data veilig in het interne netwerk. Daarnaast worden de printopdrachten encrypted verzonden naar de printer. Dit maakt de bestanden onleesbaar wanneer deze onverhoopt worden onderschept door derden.

Minder kosten door Cloud printing

Door Cloud printing kan je kosten besparen. Dit komt doordat de software en het operating system automatisch worden geüpdatet. Wel zullen wij de juiste instellingen moeten configureren en gebruikers koppelen aan de printers. Echter wegen deze kosten niet op tegen de kosten die je bespaart door Cloud printing. Denk bijvoorbeeld aan triggers die ervoor zorgen dat uw eindgebruiker ervoor zorgt dat er meer zwart wordt geprint dan kleur, of dat er standaard wordt gevraagd of het document ook dubbelzijdig geprint kan worden? Dat maakt van Cloud printing een duurzame printoplossing.

Alle voordelen op uw situatie toegepast zien?

Wil jij Cloud printing implementeren binnen jouw organisatie? Hofax biedt oplossingen en geeft graag advies. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te inventariseren.