De voordelen van cloud printing

Tegenwoordig verwerken steeds meer mensen documenten in een cloud. Bent u niet bij een printer in de buurt maar moet er wel wat geprint worden? Dan is cloud printing wellicht iets voor uw organisatie. Bij cloud printen wordt er direct verbinding gemaakt tussen uw device (smartphone, tablet of laptop) en de printer. Hierdoor is het mogelijk om vanaf elk punt met elk device documenten te printen.

1. Creëer gemak voor uw organisatie

Bent u niet in de buurt van een printer? Met cloud printing kunt u razendsnel documenten vanaf elke locatie met elk soort device afdrukken. Dit gebeurt draadloos in het (bedrijfs-)netwerk of op een locatie waar u zich op dat moment bevindt. Hierdoor bespaart u een hoop tijd en die u een stuk nuttiger kunt besteden.

2. Uw documenten zijn altijd veilig

Nog een voordeel van cloud printing is dat uw documenten altijd veilig in het interne netwerk blijven. De verzonden printopdracht zal eerst naar de servers van Google worden verstuurd. Pas als de cloud de opdracht geeft om dit naar het interne netwerk te sturen, blijft de printopdracht op uw device. De authenticatie en verificatie gebeuren dus in de cloud. U kunt alleen een printopdracht vrij geven als u zelf bij de printer staat. Daarnaast worden de bestanden onleesbaar gemaakt als deze verstuurd worden naar de printer. De printopdracht wordt encypted en kan daardoor niet onderschept worden door derden.

3. Minder kosten

Doordat het operating system en de software automatisch worden geüpdatet, scheelt dat uw organisatie in kosten. U hoeft niet te investeren in printservers en een algemene printinfrastructuur. Daarnaast hoeft u geen licentiekosten te betalen als u gebruik maakt van cloud printing. Wel zult u de juiste instellingen moeten configureren en de gebruikers moeten koppelen aan de printers. Toch is dit een duurzamere keuze voor uw organisatie. De kosten die er zijn wegen niet op tegen de kosten die bespaard worden door het gebruik van cloud printing. Hierbij kunt u denken aan de besparing op de energiekosten.

4. Een handig rapportagesysteem

Doordat cloud printen vaak op basis van een abonnement werkt, kunt u het ook inzetten als rapportagesysteem. Hierdoor heeft u een helder overzicht waar en hoeveel er geprint wordt. Zo kunt u onder andere zien welke printer er het meest gebruikt wordt en zo een kleinere printer voor een grotere variant inwisselen.

Aan de slag met cloud printing met behulp van Hofax

Wilt u cloud printing implementeren binnen uw organisatie? Hofax biedt oplossingen en geeft graag advies. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te inventariseren.